Steuertermine – Hinweise – Jahresende 2018 – Unternehmen – Teil I

Kirchensteuer auf Kapitalerträge

Kirchensteuer auf private Kapitalerträge (siehe § 32d EStG) wird ggf. automatisch vom Schuldner der Kapitalerträge (z. B. Bank, Finanzdienstleister, Versicherung oder Kapitalgesellschaft) einbehalten und an das Finanzamt abgeführt. Die dafür erforderlichen Daten rufen die auszahlenden Stellen beim Bundeszentralamt für Steuern ab und nehmen im Fall der Kirchensteuerpflicht des Anlegers den Abzug entsprechend vor. Diese Regelabfrage ist jährlich im Zeitraum vom 1. September bis zum 31. Oktober vorzunehmen.

Aufbewahrungsfristen

Für Buchführungsunterlagen gelten bestimmte Aufbewahrungsfristen (vgl. § 147 AO). Im Jahresabschluss kann ggf. für die zukünftigen Kosten der Aufbewahrung dieser Unterlagen eine Rückstellung gebildet werden. Mit Ablauf der gesetzlichen Fristen können nach dem 31. Dezember 2018 insbesondere folgende Unterlagen vernichtet werden:

10-jährige Aufbewahrungsfrist:
• Bücher, Journale, Konten usw., in denen die letzte Eintragung 2008 und früher erfolgt ist
• Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen und Inventare, die 2008 oder früher aufgestellt wurden, sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Unterlagen
• Buchungsbelege (z. B. Rechnungen, Bescheide, Zahlungsanweisungen, Kontoauszüge,10 Lohn- bzw. Gehaltslisten, Reisekostenabrechnungen, Bewirtungsbelege) aus dem Jahr 2008

6-jährige Aufbewahrungsfrist:
• Lohnkonten und Unterlagen (Bescheinigungen) zum Lohnkonto mit Eintragungen aus 2012 oder früher
• Sonstige Dokumente (z. B. Ausfuhr- bzw. Einfuhrunterlagen, Auftragsbücher, Frachtbriefe, abgelaufene Darlehensverträge, Versicherungspolicen) sowie Geschäftsbriefe aus dem Jahr 2012 oder früher

Aufzubewahren sind alle Unterlagen, die zum Verständnis und zur Überprüfung der Aufzeichnungspflichten von Bedeutung sind; dies gilt sowohl für Unterlagen in Papierform als auch für alle Unterlagen in Form von Daten, Datensätzen und elektronischen Dokumenten, aus denen hervorgeht, dass die Ordnungsvorschriften und deren Einhaltung umgesetzt wurden. Eingehende elektronische Rechnungen, Handels- und Geschäftsbriefe oder sonstige bedeutsame Dokumente sind in dem Format unverändert aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden (z. B. im PDF- oder Bildformat); sie dürfen nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden. Eine Umwandlung in ein anderes Format ist nur zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit (durch die Finanzverwaltung) nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden. Entsprechendes gilt für selbst erzeugte Dokumente, wie z. B. Ausgangsrechnungen.

Werden Papierdokumente in elektronische Dokumente umgewandelt („gescannt“), muss das Verfahren dokumentiert werden, durch das insbesondere die inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original sowie die Lesbarkeit und Vollständigkeit sichergestellt werden.

Die Aufbewahrungsfristen gelten auch für die steuerlich und sozialversicherungsrechtlich relevanten Daten der betrieblichen EDV (Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung). Während des Aufbewahrungszeitraums muss der Zugriff auf diese Daten möglich sein.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.
Die Vernichtung von Unterlagen ist allerdings dann nicht zulässig, wenn die Frist für die Steuer festsetzung noch nicht abgelaufen ist (vgl. §§ 169, 170 AO).

(Weitere Anmerkungen & Informationen & Beispiele hierzu finden Sie in unserem Informationsbrief 10/2018 unter den Anlagen für Unternehmen.)